【新卒向け】内定辞退メールの例文5パターン｜送信タイミングと件名も解説

内定辞退の連絡は、電話一報＋メール文面の2点さえ押さえれば1日で完了する手続きです。長文の説明や謝罪を盛り込む必要はなく、採用担当者が事務処理を進めやすい形に整えるのが、お互いにとって最も負担の少ない方法になります。

当社のキャリアアドバイザーが実際にお勧めしているのは、状況別の定型文を1つ選び、固有名詞だけ書き換えるというシンプルな進め方です。

本記事ではまず、新卒就活で実際に使える内定辞退メール例文5パターン、続いて件名・宛先の正解、電話を先に入れる理由、二次対応の文面、やってはいけないNG例まで順に解説します。テンプレを選び、必要な情報を埋めれば、本日中に連絡を完了できます。

【コピペ用】内定辞退メールの例文5パターン

就活でよくある5つの状況別に、そのまま使えるメール例文を一気に提示します。固有名詞（会社名・採用担当者名・自分の氏名・大学名）を書き換えるだけで、本日中に送信できる文面です。理由の濃淡で並べていますので、自分の状況に近いものを選んでください。

例文①｜第一志望の他社から内定をもらった場合

例文②｜他社への入社を決めた場合（理由を簡潔に伝える型）

例文③｜家庭の事情で進路を変える場合

例文④｜健康上の事情で就職を見送る場合

例文⑤｜理由をぼかして伝える場合（最短バージョン）

内定辞退メールの件名と宛先の正解

件名と宛先は採用担当者がメールを開かなくても用件と差出人がわかる形にしておくのが鉄則です。件名にひと工夫加えるだけで、辞退の意思が即時に伝わり、人事側の処理スピードも上がります。

件名の作り方

件名の正解は「内定辞退のご連絡（大学名 氏名）」です。「ご相談」「ご報告」など含みのある表現は使わず、辞退の意思を一目で伝える件名にします。会社が複数の内定者を抱えている場合でも、件名で誰からの辞退かが判別できる形にしておくと、確認漏れや返信遅延を防げます。

• ◎ 内定辞退のご連絡（〇〇大学 山田太郎）
• ◯ 内定辞退についてのご連絡（〇〇大学 山田太郎）
• △ ご相談（〇〇大学 山田太郎）
• × 件名なし／Re:のまま返信

宛先の正解

宛先は採用担当者の個人名宛てが原則です。これまで選考の連絡をくれた採用担当者のメールアドレスに、その方の氏名を本文冒頭に明記して送ります。担当者名が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載すれば失礼にはなりません。

CCとBCCの扱い

辞退メールはCCもBCCも基本的に使いません。OB・OG訪問でお世話になった社員や、リクルーターを「念のため」CCに入れたくなる場面もありますが、辞退の意思は採用担当者一名に向けて完結させるのが基本です。第三者を巻き込むと話がこじれやすくなります。

内定辞退メールの送信タイミング｜電話一報→メールの順番が原則

内定辞退の連絡は、電話で一報を入れたあとにメールを送るのが正式な順番です。メール単独で連絡する方法も実務的には通用しますが、電話を先に入れたほうが採用担当者の心象が良く、後々の連絡もスムーズになります。

電話を先に入れる理由

電話を先に入れる理由は、「メールを見落とされて辞退が処理されない」リスクを避けるためです。採用担当者は1日に数十通から数百通のメールを受け取るため、辞退メールが他のメールに埋もれてしまう可能性があります。電話で口頭の合意を取ってから、文面として残すために即日メールを送る流れが安全です。

電話をかける時間帯

電話をかける時間帯は平日10時〜11時、または14時〜16時が無難です。始業直後や昼休み、終業間際は採用担当者が会議や別業務で席を外していることが多く、折り返しが必要になりがちです。お互いの手間を減らすには、相手が落ち着いて電話に出られる時間帯を選ぶのが配慮です。

電話がつながらないときの対応

電話がつながらない場合は、留守番電話に氏名と用件を残してからメールを送るのが望ましい流れです。「辞退のご連絡で〇〇大学の山田です。改めてご連絡しますが、念のためメールもお送りします」と一文残しておけば、メールが届いた際に担当者がスムーズに認識できます。折り返しがなくても1営業日以内に再度かけ直すのが目安です。

返信が来たときの二次対応メール例文

辞退メールを送った後、採用担当者から受領確認の返信や、まれに引き留めの返信が届くことがあります。どちらの場合も、シンプルにお礼と意思を伝える1通で締めくくれば問題ありません。

受領確認への返信例文

引き留めや再考依頼への返信例文

やってはいけない内定辞退のNG例

内定辞退のNG例は、本人が「丁寧にやったつもり」でも企業側の評価を大きく下げる行動に集約されます。社会人になる前の最後のやり取りとして、社会的信用を残す形で締めくくることが重要です。

音信不通（バックレ）

もっとも避けるべきNGは、連絡しないまま消える「バックレ」です。企業は内定者の入社準備として配属・研修・備品手配を進めるため、無連絡は採用担当者だけでなく現場社員にも実質的な損害を与えます。OB・OGネットワークを通じて大学やゼミに連絡が入る事例もあります。

LINE・SNSのDMだけで連絡

採用担当者と個人LINEを交換していても、辞退連絡はメールと電話で行うのが原則です。LINEやDMは履歴が残りにくく、後から「言った／聞いていない」になりやすいためです。連絡経路を1つに絞らず、メールという公式記録を必ず残してください。

SNSへの投稿で辞退を匂わせる

「正式辞退します！」とSNSに投稿する前に、まず採用担当者へ連絡を入れてください。SNS経由で先に企業に伝わると関係が大きく悪化します。同窓の先輩や同期が企業内にいるケースも多く、業界内の評判にも直結します。

虚偽の理由を伝える

「親が病気で」など事実と違う理由を伝えるのは、後日齟齬が出た際に信用を一度に失う行為です。理由は他社入社・家庭事情・健康など事実ベースで簡潔に伝え、詳細を聞かれた場合のみ補足する形が安全です。理由をぼかすなら「自身の進路を改めて考えた結果」と一言だけでも十分通用します。

辞退連絡の現場感｜弊社のキャリアアドバイザーが伝えていること

当社のキャリアアドバイザーは、内定承諾前後で迷われる方の面談を日常的に行っています。その中でお伝えしている辞退連絡のコツを3つに絞ってご紹介します。

①「迷っている」段階で電話しない

辞退の電話は「決めた後」にかけてください。揺れた状態で電話すると、採用担当者の問いかけに対して回答に窮し、結果的に「もう少し考えます」と保留することになります。電話の前に「もう連絡しない」と決め切ってから受話器を取るのが原則です。

②「すみません」より「ありがとうございました」

謝罪を繰り返すよりも、選考の機会への感謝を伝えるほうが、お互いに気持ちのよいやり取りになります。「申し訳ありません」は冒頭と末尾に各1回で十分です。残りは「ありがとうございました」「貴重な機会をいただきました」に置き換えてください。

③辞退の連絡は内定承諾期限よりも早めに

辞退を決めたら、内定承諾の期限よりも前に連絡を済ませるのがマナーです。企業は次の候補者への連絡や、追加募集の判断に時間を要します。期限ぎりぎりまで返答を引き延ばしてからの辞退は、相手の動きを止めることになります。気持ちが固まった瞬間に動くのが、結果的にもっとも丁寧な対応です。

内定辞退メールを送る方からキャリアアドバイザーによくある質問

Q: 電話だけで辞退してメールを送らなくてもいいですか？

A: 電話だけでも辞退は成立しますが、文面として記録を残すためメールも送ることをおすすめします。後日の「言った／聞いていない」を防ぐ目的で、電話の後にメールを送る企業文化が一般的だからです。

Q: 内定承諾書を提出した後でもこの例文は使えますか？

A: 文面そのものは使えます。ただし、承諾後の辞退は電話を先に入れる重要性がさらに高まります。メールだけで済ませず、必ず電話で一報を入れてからメールを送ってください。

Q: 土日に送信してもいいですか？

A: メール送信は土日でも問題ありません。ただし電話は平日の営業時間内にかけるのがマナーです。土日にメールだけ送って月曜の朝に電話を入れる流れでも問題ありません。

Q: 損害賠償を請求されることはありますか？

A: 通常の内定辞退で損害賠償が請求されるケースはきわめて稀です。誠実に連絡を入れ、入社直前ではないタイミングであれば、企業側が法的措置を取ることは現実的にはほとんどありません。気になる場合は弁護士や大学キャリアセンターに相談してください。

Q: エージェント経由で受けた選考の場合はどう連絡しますか？

A: エージェント経由の選考では、担当エージェントに先に辞退の意思を伝え、エージェント経由で企業に連絡してもらうのが原則です。エージェントが企業との窓口を一括して管理しているため、自分から直接企業に連絡すると話が二重になりやすいです。

まとめ｜内定辞退メールを最短1日で完了させるために

内定辞退の連絡は、本記事で紹介した5パターンの例文と電話の流れを押さえれば、本日中に完了できる手続きです。要点を以下に再掲します。

• 辞退連絡は電話一報→メールの順番で完結
• 件名は「内定辞退のご連絡（大学名 氏名）」固定
• 例文は感謝・辞退の意思・お詫び・締めの4要素で構成
• 理由は一文以内、長い言い訳は逆効果
• 電話は平日10〜11時または14〜16時が無難
• バックレ・LINE単独連絡・SNS先行は厳禁
• 承諾後の辞退ほど電話を先に入れる重要性が高い